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Pautas para combatir la falta de tiempo
"Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo", por ello desde Trabajando.es ofrecemos una serie de consejos para mejorar el rendimiento de nuestro tiempo en el trabajo.
Como decía el escritor español Ilustrado Jovellanos, “Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo”. El tiempo es un bien escaso, hay que conseguir administrarlo de la mejor manera posible, ya que no aumentará a nuestro gusto, si no que nos tendremos que conformar con el que disponemos, pero ¿cómo administrarlo de la manera más eficiente posible?
Es muy difícil conseguir un método único para todos, ya que cada uno conoce sus propias posibilidades, por ello Trabajando.es ofrece una serie de orientaciones para conseguir diseñar un método de control de tiempo personalizado, utilizando las siguientes técnicas.
1. Contabiliza los tiempos muertos. Establece un seguimiento diario de todas tus tareas realizadas durante un período de una semana. De esta manera, podrás analizar la cantidad de tiempos perdidos o asuntos inesperados que reclaman tu atención, con cuestiones sin tanta importancia, en las que invierte una notable cantidad de minutos.
2- Jerarquizar. Ésta es una palabra clave en cuestiones de exprimir al máximo el tiempo, te ayudará a priorizar y diferenciar asuntos o tareas según importancia, interés, necesidad y urgencia. Así podremos reorganizar todas nuestras funciones y rendir al máximo en nuestro tiempo.
3- Concentración. Una vez priorizadas las tareas, céntrate en exclusividad al asunto del momento, sumérgete en esa tarea y aíslate de todo lo demás.
4- Delegar. Hay que intentar rodearse de un buen equipo de colaboradores, a quienes puedas encomendar algunas de tus tareas, para aliviarte en carga de trabajo. Si jerarquizas bien, existen ciertas tareas que las pueden desempeñar algunos de tus colaboradores, si les formas y enseñas previamente.
5- Compaginar tareas. Existen tareas totalmente compatibles, sé imaginativo y concilia ciertas tareas, como por ejemplo realizar una llamada mientras te diriges a una reunión.
6- Saber decir “no”. A lo largo del día siempre aparecen reuniones, comidas, conferencias,... que a la larga no son realmente necesarias. Hay personas que parecen estar desocupadas todo el día, sé cortés con ellas, pero inflexible evitando que te roben tu tiempo.
7- Planificación. Con un exhaustivo plan de todas las tareas podrás rentabilizar tus jornadas de trabajo al máximo. Ésta es una tarea aburrida a la cual hay que dedicarle bastante tiempo, pero que te puede permitir ahorrar bastante a futuro.
8- Inevitable perder cierto tiempo. Hay que ser consciente que, a pesar de tanta planificación y reorganización de tareas, siempre aparecerán “fuegos que apagar”, “conversaciones que escuchar”, “llamadas telefónicas ineludibles”,… que nos demorarán nuestra tareas. Por ello una recomendación es guardar cierto tiempo para la improvisación del día a día.
9- Diferenciar vida laboral con personal. “No es lo mismo trabajar para vivir que vivir para trabajar”. Hay que saber desconectar tu vida familiar y personal del trabajo, para disfrutar de buenos momentos que te recarguen de energía.
10- Cuando todo falle, cuando tu plan se esfume, cuando el trabajo se acumule, cuando no sepas por dónde empezar, no te angusties, respira hondo, airéate, haz algo diferente a lo que sueles hacer, y reinicia tu tarea lo más fresco posible.
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